Diensten Nieuws

Zelfsturende teams gemeente Bodegraven-Reeuwijk

Twee jaar geleden gooide de gemeentelijke organisatie van Bodegraven-Reeuwijk het roer stevig om. Meer eigen verantwoordelijkheid en hiermee op weg naar een zelfsturende organisatie was de droom. Hier hoorden droombeelden bij als: eigen kracht benutten, ruimte bieden, vernieuwende dienstverlening en echt van meerwaarde kunnen zijn.

Nu, 2 jaar later en nog midden in de verandering spraken we drie medewerkers. Zij bieden u graag een kijkje in de keuken!

Een kijkje in de keuken

We spraken Roel Lok (coördinator beheer), Peter van der Burg (integraal beheerder) en Patrick Piket (operationele aansturing/coördinatie schoon team). Vanuit verschillende rollen zijn zij betrokken bij de ontwikkeling van de beheer en onderhoudsorganisatie en specifiek de buitendienst. Zij bieden u graag een kijkje in de keuken!

Hoe keken jullie twee jaar geleden tegen de nieuwe droom aan en hierbij de opdracht tot zelfsturing?

Roel en Peter: We waren benieuwd hoe ver we konden komen, de buitendienst was afwachtend en vroeg om sturing. We kwamen uit een traditionele organisatievorm met een sterk bepalende leider en een volgende uitvoeringsdienst. We zagen wel dat het anders moest, minder afwachtend en met meer initiatief, meer zelfsturend. De vraag was alleen hoe en wie bepaalt nu de richting?

Patrick: Ik stond er voor open, verandering houd ik van! Maar, de invoering ging erg snel. De medewerkers in de buitendienst hadden achteraf meer tijd nodig om de omschakeling te maken en te begrijpen waarom we dit doen.

Welk inzicht hebben jullie opgedaan?

Roel: Wanneer je ruimte biedt staan er collega’s op waarvan ik het in eerste instantie niet had verwacht. Je wordt verrast en dit geeft nieuwe kansen en nieuwe energie.

Peter: Zelfsturing levert onzekerheid op. De buitendienst vroeg nadrukkelijk om ruggensteun, zocht veiligheid. Ondanks dat ik geen leidinggevende ben hebben Roel en ik die geboden ook door bijvoorbeeld de secretaris erbij te betrekken. Je moet hierin voorzien anders komt de ontwikkeling niet op gang.

Patrick: Zelfsturing werkt binnen, op het gemeentehuis makkelijker dan in de buitendienst. Daar blijft een vorm van aansturing nodig. Ik noem het nu geen leiding, maar ‘voeding’. De buitendienst moet gevoed worden door de binnendienst en door coördinatoren anders wordt het stuurloos.

Roel: Daadkrachtig zijn is belangrijk. Wie neemt de moeilijke beslissingen vanuit de visie die we hebben? Zo hebben we afscheid genomen van twee collega’s die zich de nieuwe rol niet eigen konden maken. Zelfsturing is dus niet alleen maar ‘vrijheid blijheid’. Organiseer intern dat je deze moeilijke beslissingen kunt maken. De lijntjes met P&O en de  secretaris moeten op dat moment heel kort zijn.

Daarbij moet je werken vanuit een hele heldere visie en opgave. Alleen dan ben je in staat ontwikkelingen in gang te zetten en beslissingen te duiden. Die kapstok is essentieel en biedt koersvastheid!

En, zijn jullie zelfsturend?

Patrick: Jazeker! Ik zie dat terug in de praktijk. Medewerkers nemen meer eigen initiatief, pakken hun verantwoording en denken veel meer na. Vroeger zouden ze beplanting in een slecht vak gewoon aanplanten omdat de baas dat aangaf. Dat doen ze nu echt niet meer, ze komen nu met een advies om maar even te wachten met planten en eerst de grond te verbeteren of om een andere heester uit te zoeken.

Roel: Het bestaansrecht van de buitendienst staat niet meer ter discussie. We kennen onze meerwaarde en maken dit steeds meer waar. De organisatie staat, er zijn 4 coördinatoren die aanspreekpunt zijn voor de klant en voor de eigen medewerkers. Er zijn dus geen leidinggevenden meer en toch loopt het nu steeds beter en zijn de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk. We zijn hiermee veel meer zelfsturend dan twee jaar geleden.

Peter: De ontwikkelpunten zijn in beeld en hier zijn we projectmatig mee bezig. En belangrijk, er is rust in de tent. Althans, relatieve rust want we willen ook in beweging blijven! In 1,5 jaar is dus veel gebeurd en ja, we kunnen wel zeggen dat we zelfsturend zijn en resultaten boeken!

Maar nu even kritisch, vast niet alles ging goed..?

Roel: Het was vallen en opstaan en proberen en daarin maak je ook fouten. We hoopten soms dat er meer eigen initiatief getoond zou worden en hierdoor werden we zelf te vaak in de rol als trekker gedwongen. En de buitendienstmedewerkers zien ons als leidinggevende en voelen soms zelfs hiërarchie. Formeel zijn we dan wel geen leidinggevende, een vorm van sturing is, met name in uitvoerende diensten nodig. Een groot deel volgt de ontwikkeling, een kleiner deel niet. Iemand moet in dit laatste geval de moeilijke beslissingen durven nemen en ingrijpen wanneer het nodig is.

Patrick: Op het gemeentehuis ging men in het begin te snel. Gelukkig is dat tempo aangepast en is er meer samenwerking ontstaan tussen binnen en buiten. Nu zijn de rollen helder en ben ik trots op de resultaten die we boeken. Als een medewerker van FermWerk doorstroomt naar het reguliere bedrijfsleven, dan heb ik een grote glimlach!

En wat zijn jullie tips?

  1. Ga in gesprek en blijf hierin investeren
  2. Werk vanuit een visie en ontwikkelopgave
  3. Pas je tempo aan zodat iedereen blijft volgen
  4. Zorg voor voldoende beslissingsbevoegdheid, juist voor de moeilijke momenten
  5. Houd de lijnen tussen afdelingen en tussen bestuur en organisatie kort
  6. Vier je successen!
  7. Geef ruggensteun
  8. Wees betrouwbaar!

Meer weten?

Ook aan de slag met zelfsturende teams? Neem dan contact op

Stuur een e-mail