Diensten Nieuws

’Van zelfsturende teams naar logische structuren’

Leon Busschops is sinds twee jaar gemeentesecretaris/algemeen directeur bij de gemeente Tiel. Hij begon in een periode waarin corona een piek kende, de arbeidsmarkt overspannen was en hij voor de uitdaging stond om de organisatie te reorganiseren. Een flinke opgave. Hoe leid je dit alles vervolgens in goede banen? Leon Busschops geeft in Tiel een kijkje in de keuken: van zelfsturende teams naar logische organisatielijnen en een duidelijke sturingsfilosofie.

Mensen zijn het grootste kapitaal

“Ik startte middenin de coronatijd. Dit betekende hybride werken. De grote vraag als startend directeur was hoe ik met de medewerkers in contact kon komen en hoe ik een scherp beeld kon krijgen van de organisatie. Je collega’s zijn immers je grootste kapitaal. Ik wilde zo snel mogelijk zo veel mogelijk collega’s ontmoeten. Nieuwgierig naar wat er volgens hen goed gaat in onze organisatie, wat we zouden moeten behouden en versterken? En ook waar we kansen laten liggen en waar we met elkaar zaken kunnen verbeteren.

In de schoenen van…

Om te beginnen ben ik zoveel mogelijk (online) gesprekken aangegaan.
Op ons intranet startte ik de rubriek ‘In de schoenen van…’ om kennis te maken met collega’s. Bovenal benieuwd  hoe het zou zijn om een dagje in andermans schoenen te staan. Wie ben je, wat doe je, wat houd je bezig, wat zou je doen als je een dag op mijn stoel zou zitten? Als nieuwkomer zag en hoorde ik op deze manier wat er in zowel de bovenstroom als de onderstroom zat. Het zorgde voor verbinding met collega’s en een laagdrempelige en waardevolle start. Je wil zo snel mogelijk in de haarvaten van de organisatie zitten. 

Organisatieplan Veerkrachtig Tiel

Het college vroeg om verbetering van de dienstverlening aan onze inwoners, de besluitvorming richting ons bestuur en de bedrijfsvoering van onze organisatie. Daarvoor zijn heel veel gesprekken gevoerd met de verschillende teams, met het College, het managementteam en de ondernemingsraad. Zo werd duidelijk wat er allemaal speelde. Op basis van een grondige analyse van zaken die goed gaan en zaken die beter moeten, is het organisatieplan Veerkrachtig Tiel ontstaan.  

Veerkracht houdt voor mij in dat je beseft dat er veel kracht in jezelf zit. Je bent altijd zelf degene die weer overeind veert ook als het even tegen zit. We kunnen in Tiel zélf veranderingen aanbrengen. We kunnen zelf de regie pakken om hier een nog mooiere, een nog betere en nog succesvollere organisatie van te maken. 

Drie hoofdelementen voor het organisatiemodel

Het plan kent drie ontwikkellijnen. De eerste ontwikkellijn is het aanbrengen van rust en focus. Dat krijg je onder andere door een heldere organisatiestructuur neer te zetten. We hadden een structuur van zestien zelfsturende teams. Deze teams waren los van elkaar gaan opereren (ondanks verschillende interventies voor meer overleg). Wij zijn teruggegaan naar het gezond boerenverstand en hebben de inhoudelijk logische lijnen weer met elkaar verbonden. Beleid en uitvoering hebben we teruggebracht in vier vakafdelingen. Daarbij zijn we aangesloten op de toekomstvisie van onze gemeente. Die visie heeft drie ambities: een kwalitatieve leefomgeving, een vitale stad en goede voorzieningen voor mens en samenleving. Onze afdelingen zijn ingericht op het leveren van een bijdrage aan deze ambities. 

De tweede ontwikkellijn ligt op het zijn van een moderne en aantrekkelijke werkgever. Dit betekent onder andere dat we met onze werkplekvoorzieningen moeten aansluiten op de wensen van medewerkers en de eisen die de tijd aan ons als werkgever stelt. Daarnaast betekent het ook dat je bewust gaat sturen op de kracht die er in de organisatie zit. Denk hierbij aan het inzetten van een   strategische personeelsplanning en permanente aandacht voor opleiding en ontwikkeling.

De derde ontwikkellijn ligt op het slimmer organiseren van het werk. Bijvoorbeeld door het ontwikkelen van dashboards en het herstructureren van de verschillende overlegvormen.

Andere sturing

In onze besturingsfilosofie gaan we niet meer uit van zelfsturende teams. In Tiel werkte dat niet goed. We geloven in de professionaliteit van de medewerkers, maar leiding is wel iets dat noodzakelijk is. Als managementteam zijn wij verantwoordelijk voor het zogenaamde ‘waarom, wat en de randvoorwaarden’ van opdrachten. Het ‘hoe’ leggen we bij onze vakmensen neer. Dit vergt wel dat we investeren in goed opdrachtgever en opdrachtnemerschap. We hebben daarbij gekozen voor een ander type manager. Voorheen hadden we zelfsturende teams met coachende managers. Onze managers moeten echter meer kunnen dan alleen coachen. Onze managers vertolken vier rollen: leider, manager, coach en vakman. Onze managers moeten kunnen schakelen tussen die rollen.  

Onze mensen verdienen goede sturing. Met de juiste sturing creëer je tevredenheid. Wij vinden het belangrijk dat je fluitend naar je werk komt en weer fluitend naar huis gaat. 

Veel opgaves, maar ook krapte op de arbeidsmarkt

Er zijn veel opgaven waar we nu mee te maken hebben, zoals vluchtelingenopvang, energietransitie, armoedebestrijding en woningbouw. 

Daar komt de vraag om de hoek kijken: hoe vinden we de juiste mensen die zich aan Tiel willen committeren om mee te doen? De krapte op de arbeidsmarkt voelen we als gemeenten allemaal.  Wat Tiel bijzonder maakt is dat je hier echt verschil kan maken. Tiel is een kleine stad met grootstedelijke uitdagingen. Hier kun je aan de bak. Je kunt hier aan de toekomst van Tiel bouwen. Dat maakt ons aantrekkelijk. Dat geldt zowel voor mensen met een achtergrond in het sociaal domein als voor mensen met een ruimtelijke achtergrond. In een middelgrote stad kun je nog veel voor elkaar krijgen, je kunt er je eigen stempel op drukken. We zijn geen log apparaat. Er ligt hier een prachtige uitdaging. 

Persoonlijke missie

Er ligt een nieuw coalitieprogramma ‘Samen Door’. Het coalitieprogramma sluit aan bij de Toekomstvisie voor Tiel. Organisatorisch kunnen we door de nieuwe structuur goed aansluiten op de realisatie van dit programma. Onze begroting kent inmiddels dezelfde structuur. Het is nu allemaal wat makkelijker gestroomlijnd. 

Ons plan en onze visie moeten zich in de komende jaren gaan bewijzen. Daarbij moet je realistisch zijn en blijven. Fouten maken mag. Het constateren dat het anders loopt dan bedacht of gepland, is heel gezond. Reflectie en evaluatie zijn ontzettend belangrijk. Dit is nodig om het verleden te kunnen loslaten. Uiteindelijk gaat het ook om het bereiken van resultaten. Laat niet los tot je je doel bereikt hebt. Het is mijn persoonlijke missie om met de gehele organisatie een nieuwe en gezonde cultuur te bereiken.

De verbinding tussen het college en de organisatie

Als gemeentesecretaris en algemeen directeur heb je vele petten op. Het is continu schakelen. Ik probeer actief alles bij te houden uit maatschappelijke betrokkenheid, zodat ik weet wat er speelt en wat er op ons afkomt. Ik ben actief bij de vereniging van gemeentesecretarissen en neem deel aan intervisiegroepen. Je moet jezelf scherpen in je ontwikkeling en zorgen dat je het goed ziet en blijft zien. 

Je bent de verbinding tussen het college en de organisatie. Het is uitzoomen en inzoomen. Daarbij hoort lef tonen en besluiten nemen. Besluiten die je goed kunt uitleggen. Honderd procent tevredenheid krijg je nooit. 

In verbinding blijven

De overheid heeft de verantwoordelijkheid om besluiten helder uit te kunnen leggen. Er komt vanuit de samenleving steeds meer kritiek op het handelen en communiceren door de overheid. Daarom is het belangrijk om in verbinding te blijven. Snappen we nog steeds wat er in de samenleving gebeurt en hoe denken onze inwoners daarover? We moeten minder intern gericht zijn en de ogen en oren openhouden voor wat ‘buiten’ speelt. Daarvoor organiseren we werkbezoeken en bedrijfsbezoeken en maken we gebruik van de input van de wijkregisseurs. 

Tijd en lef

Ik gun iedereen in deze gemeente dat zij trots kunnen zijn op hun stad. Door de geschiedenis heen kent Tiel perioden van succes en verval. Ooit was Tiel bijzonder invloedrijk. Tiel had een eigen munt die zelfs is teruggevonden in Sint Petersburg. Later waren Tiel en de Betuwe ‘booming’ door de fruitteelt en de fruitverwerkende industrie. Daar is verandering in gekomen. Industriële werkgelegenheid rondom de fruitindustrie is vertrokken. Nu hebben we hier veel logistieke bedrijven, die het in de coronatijd erg goed gedaan hebben. Visie, lef en volhardendheid zorgen ervoor dat een stad weer kan groeien. En dat is ook nu weer gebeurd. De veilinghallen hebben lang leeggestaan. Nu plannen we daar -in hartje stad- een grote nieuwbouwwijk. Hier realiseren we vijfhonderd nieuwe woningen voor woningzoekenden uit stad en regio. Ook voor mensen uit de Randstad is het Rivierengebied een aantrekkelijke plek om te gaan wonen. De Waalkade wordt vernieuwd, er worden veel evenementen georganiseerd en de binnenstad ondergaat een metamorfose. We herontdekken onszelf en bouwen aan onze toekomst. Dat geeft erg veel  energie. 

Veel te doen dus hier. Ik kom dan ook iedere dag met plezier naar Tiel toe. Je boekt iedere dag geluksmomentjes. Ik wil Tiel mooier achterlaten dan ik het aangetroffen heb. Daar werken we samen hard aan.”

Interview en tekst: Marianne Peters

Tips van Leon Busschops, gemeentesecretaris/algemeen directeur gemeente Tiel:

  • Zorg dat je zelf een plan hebt, anders word je onderdeel van het plan van iemand anders;
  • Luister goed en blijf in verbinding met organisatie én samenleving;
  • Benoem de trots op de organisatie, maar durf ook te benoemen waar nog iets te doen is;
  • Zorg voor een open en eerlijk verhaal;
  • Vraag en geef respectvol feedback en nodig anderen uit dat ook te doen;
  • Vier de successen; successen zijn niet vanzelfsprekend;
  • Ga eind van de dag ook weer fluitend naar huis.