Diensten Nieuws

Medewerkers met glinstering in de ogen geven energie

Gemeente Olst-Wijhe is een kleine gemeente, met de daarbij behorende uitdagingen. Financiële en organisatorische uitdagingen, maar vooral ook het garant staan voor het behoud van eigenheid, staan volop op de agenda. De kleinschaligheid vraagt optimale focus en het goed ondervangen van zowel de nadelen als de voordelen. Hiervoor wordt samenwerking gezocht met grotere gemeenten. Gemeente Olst-Wijhe zet in op waar ze zelf het beste in is: een gedegen, betrokken dienstverlening en gebiedsgericht kijken.

Algemeen directeur Dries Zielhuis (rechts op de foto) en adjunct directeur Gerald Grashof (links op de foto) laten het licht schijnen over het reilen en zeilen in hun gemeente: ‘Olst-Wijhe is een gemeente die voortgekomen is uit een herindeling. Evengoed is het nog steeds een kleine gemeente, met een raadsbrede overtuiging dat we zelfstandig willen en kunnen blijven. Dat vraagt erom je zaken op orde te hebben en juiste keuzes te maken. Je kunt niet achterover leunen; een kleine gemeente vraagt actief onderhoud’, zegt Dries Zielhuis.

Focus op dienstverlening

‘Een van die keuzes die we gemaakt hebben is dat we willen excelleren in datgene waar we als kleine gemeente goed in kunnen zijn. Wij leggen de focus op dienstverlening. Een kleine gemeente biedt daarin voordelen.

Op het terrein van bedrijfsvoering lopen we risico op het gebied van kennis, kwaliteit en kosten, hierdoor zijn we kwetsbaar. Om die reden hebben we voor de bedrijfsvoering samenwerking gezocht met de grotere buurgemeenten Deventer en Raalte. Op het gebied van ICT, personeelsadministratie, financiële administratie, belastingen, inkoop en facilitaire zaken, hebben we een samenwerkingsovereenkomst. Waarom het allemaal op kleine schaal zelf doen, terwijl we het prima samen kunnen doen? We liften mee op de schaal van grote gemeenten. Dit heeft grote voordelen, bijvoorbeeld bij complexe aanbestedingen. Maar ook betekent het slechts één telefoontje naar bijvoorbeeld de personeels- of salarisadministratie. Omgekeerd zijn wij in de bedrijfsvoering weer interessant voor onze partners Deventer en Raalte, bijvoorbeeld in het uittesten van zaken op kleine schaal bij Olst-Wijhe.’

“We liften mee op de schaal van grote gemeenten”

Kennen en gekend worden

‘We hebben de overtuiging om de focus op dienstverlening maximaal te benutten’, zegt Dries Zielhuis. ‘Aan te zetten op goede contacten met inwoners, initiatiefnemers en plaatselijke belangen. Daar hebben wij oog voor. Het verschil tussen een grote gemeente en een kleine gemeente is het kennen en gekend worden. De lijnen zijn kort. Ik ken veel bestuursleden van plaatselijke belangen, dat geeft een goed beeld van de haarvaten van de samenleving. Initiatiefnemers en inwoners vinden in Olst-Wijhe makkelijk de weg naar de gemeente. Inwoners waarderen onze dienstverlening. We zijn wendbaar. Nu in deze coronacrisis heb je daar veel mee te maken. Het beroep vanuit de samenleving op onze organisatie vraagt veel. We reageren naar de middenstand omtrent het invoeren van coronamaatregelen. Daarin manifesteren we ons goed.

Grote veranderingen, die ook voor een kleine gemeente gelden, zoals de nieuwe Omgevingswet, behelzen inhoudelijke en organisatorische opgaven. Het vraagt participatie en dienstverlening. We moeten hiervoor een consistent verhaal brengen naar medewerkers, steeds duidelijk maken wat ieders rol is. Wat vragen we van hen? Je moet niet abstract zijn.’

Naar de kerk en kroeg

Gerald Grashof haakt hierop in: ‘Om de dienstverlening goed uit te kunnen voeren gaan we in Olst-Wijhe o.a. regelmatig langs bij de kleine kernen. We willen weten wat er speelt. Het persoonlijke, het langs gaan bij de inwoners, zit in ons DNA. Ga naar de kerk en de kroeg en ga in gesprek. Het is een mooie manier om de lijnen kort te houden, om goede voelsprieten te krijgen in de gemeenschap. Je bereikt een kleine doelgroep, die je anders misschien niet hoort. Wat voelt en vraagt men; dat is belangrijk om te weten. Goed luisteren en snel schakelen, daar kunnen wij het verschil in maken. Daar willen we goed in zijn. Wanneer mensen zich gehoord voelen, behoud je vertrouwen.’

“Wanneer mensen zich gehoord voelen, behoud je vertrouwen”

Dries Zielhuis vult aan: ‘Een aandachtspunt en tevens valkuil bij deze vooral persoonlijke benadering van de dienstverlening is dat de gemeenteraad zich teveel met details gaat bezighouden. Het vraagt scherpte van college en gemeenteraad. Het college ziet zich steeds voor de opgave geplaatst om te kiezen en delen. Van nature hebben zij een sterke dienstverlenende opstelling. Maar er ontbreken financiële middelen om overal op in te haken. Er ligt een flinke dosis bestuurlijke verantwoordelijkheid. We moeten kritisch zijn, anders loopt er teveel kostbare tijd weg.’

Gemeentehuis Olst-Wijhe

Juiste werving en selectie zorgt voor glinstering

‘Een ander onderdeel van je zaken goed op orde hebben, is de juiste werving en selectie van medewerkers’, zegt Gerald Grashof. ‘Op deze huidige lastige arbeidsmarkt kunnen wij niet financieel concurreren. Wij kiezen daarom vaak voor mensen met weinig ervaring, maar met grote gedrevenheid. Veelal jonge mensen. Dat is lef hebben. Wij geloven daarin. Wij kijken naar ontwikkelpotentie, naar mensen die het leuk vinden op kleine schaal te werken, die blij worden van de kansen om bij ons direct de vleugels uit te kunnen slaan. Mensen met een glinstering in de ogen. Zij geven ons energie. Daar zoeken wij bewust naar. We hebben hier een familiecultuur; we hebben echt een eigen club.

Werken bij de gemeente heeft veelal nog een stoffig imago. Dat is niet terecht. Bij ons krijg je de kans al heel snel aan tafel te zitten met wethouders of het college. Je kunt je allround ontwikkelen. Daarvoor halen wij alles uit de kast. Dat is een echte pré.’

Toekomst

‘Wij hebben de wens om zelfstandig te blijven’, zegt Dries Zielhuis. ‘Daar doen wij alles aan. Het zal steeds opnieuw keuzes vragen. Vanuit Den Haag zullen we armslag moeten krijgen om zelfstandig te kunnen functioneren. We zijn wendbaar genoeg om de tering naar de nering te zetten. Financieel in de knel zitten moet niet te lang duren. Het is niet goed als je moet snijden in sociaal vastgoed en infrastructuur. We voeren hierover met andere kleine gemeenten een actieve lobby in Den Haag. Wij willen en kunnen, maar moeten daar voldoende middelen voor hebben. Er wordt gelobbyd dat de herverdeling van het gemeentefonds niet negatief uitpakt voor kleine gemeenten. Over goede vergoedingen voor het sociaal domein. Dit bepaalt onze toekomst.

Voor diezelfde toekomst ligt geen draaiboek klaar. Het gaat altijd anders dan je denkt. Wie had de coronapandemie kunnen voorzien? Je kunt wél zorgen dat je wendbaar bent en doen aan risicomanagement. Een valkuil is dat je teveel tijd stopt in bekende risico’s. Het komt nu eenmaal altijd uit de onverwachte hoek.’

“Tering naar de nering zetten”

Gerald Grashof denkt dat ze voor de toekomst moeten zorgen dat ze blijvend het verschil maken. ‘Daarbij moet je je altijd afvragen of dat verschil maken je nog steeds voldoende  lukt. Om een toekomstbestendige kleine gemeente te kunnen blijven, moeten wij op de bedrijfsvoeringskant nóg meer de krachten bundelen. De vraag is of wij voldoende body hebben om dit te kunnen blijven waarmaken. Zijn we het belastinggeld nog waard? Die vragen moeten wij ons voortdurend stellen, dat houdt ons scherp.’

Tips:

Tips van Dries Zielhuis:

  • Je kracht zit in de medewerkers. Richt alle inspanningen op het binden en boeien van medewerkers
  • Zorg voor goede verhoudingen, met ruimte voor politieke dynamiek. Maar houd het oog op de bal gericht
  • Heb niet de illusie tien jaar aan risico’s te kunnen voorzien. Heb er aardigheid in risico’s te tackelen; ze bieden ook kansen
  • Doe je werk met passie, niet met obsessie
  • Houd je bij de strategie en houd de goede mensen aan boord
  • Loop eens een tijdje mee in een kleine, maar ook in een grote gemeente; we kunnen van elkaar leren

 

Tips van Gerald Grashof:

  • Benut de kracht van een kleine gemeente: snelheid, flexibiliteit, korte lijnen
  • Geef medewerkers verantwoordelijkheid en vertrouwen
  • Kies ook voor mensen zonder ervaring; mensen met gevoel voor de publieke zaak, daar krijg je veel voor terug
  • Laat potentiële medewerkers proeven dat het leuk is bij een gemeente te werken en trek alles uit de kast om hen te behouden

 

Tekst: Marianne Peters