Diensten Nieuws

Het succes van een plansysteem

De eerste gemeentelijke buitendiensten in Nederland zijn om! Hardenberg-Ommen, Meierijstad en Oosterhout organiseren hun uitvoerend werk vanuit een centrale planning. Niet meer vanuit ellenlange Excellijsten, maar door gebruik te maken van specifieke software. Waarom doen zij dit en wat levert het op?

Waarom een plansysteem?

Gemeentelijke buitendiensten staan met hun takenpakket middenin de samenleving. Het werk van een buitendienst is misschien wel het meest tastbare van wat een gemeente allemaal doet. Dit stelt hoge eisen aan de uitvoering van het werk: burgers en bedrijven verwachten een snelle dienstverlening; het werk moet kwalitatief goed worden uitgevoerd; en er wordt van ze verwacht dat ze het werk zo efficiënt mogelijk uitvoeren. Daarnaast is het takenpakket vaak zeer divers. Denk aan het uitvoeren van het groenonderhoud, het ondersteunen bij evenementen, het oplossen van meldingen en het schoonhouden van de stad of het dorp. De druk om het goed te doen is hoog.

In veel gemeenten wordt gewerkt vanuit vaste patronen en met ellenlange Excellijsten die de planning weergeven van een aantal terugkerende werkzaamheden. Zolang het goed gaat, is deze werkwijze redelijk vol te houden. Toch zien we dat wanneer er vanuit het bestuur servicenormen worden opgelegd; of wanneer een buitendienst moeite krijgt met het vullen van vacatures; of wanneer er gevraagd wordt naar doorlooptijden; of wanneer er ombuigingen worden voorgesteld, de Excelbestanden geen houvast meer bieden.

Het op een efficiënte en effectieve manier inzetten van medewerkers vraagt dan om een heldere en strakke planning. Daar waar het bedrijfsleven op veel gebieden kan leren van de overheid, kan de overheid leren van de manier waarop bedrijven plannen. Voor buitendiensten is het aannemersbedrijf een goede referentie.

Forse efficiencywinst

De gemeente Oosterhout is een van de eerste gemeenten in Nederland geweest, die het werken vanuit een centrale planning heeft doorgevoerd. Niet vanuit Excel, maar met behulp van specifieke software. Dit leverde veel op. Zo werd 20% efficiencyvoordeel bereikt. Op een buitendienst van 55 medewerkers betekende dit een financieel voordeel van zo’n € 500.000,-. Daarnaast gaf de geautomatiseerde planning inzicht in de exacte inzet van de medewerkers (waar gaan de uren in zitten; in welke perioden).

Verhoging werkplezier en zelforganiserend vermogen

Naast deze meer instrumentele effecten van het planningssysteem was duidelijk merkbaar dat de betrokkenheid bij het werk groter werd. Er waren nu concrete opdrachten (targets) in tijd uitgezet. Door de duidelijke kaders werden de prestaties zichtbaarder. Medewerkers gingen zelf actief meedenken over hoe het werk nog beter kon worden ingepland. Waar er eerst een ‘angst’ was dat de planning zelfsturing in de weg zou staan, bleek het juist een aanjager te zijn van het zelforganiserende vermogen bij de medewerkers!

De gezamenlijke buitendienst van Ommen en Hardenberg heeft het planningssysteem van Oosterhout verder geoptimaliseerd en afgelopen jaar is ook in de gemeente Meierijstad het werken vanuit een centrale planning omarmd.

Andess

Als het gaat om het optimaliseren van de bedrijfsvoering van gemeentelijke buitendiensten heeft Andess een specialisme ontwikkeld. Het uitrollen van een digitaal planningssysteem is hier een belangrijk onderdeel in. Inmiddels doen we dit ook voor aannemers die werken in de fysieke leefomgeving. Een specialisme waar we trots op zijn!

Geïnteresseerd?

Wilt u meer weten over de werking van een centrale, digitale personeelsplanning? We komen graag langs voor een presentatie.

Het succes in Meierijstad

‘De centrale planning zorgt voor rust in de hoofden van de uitvoerders en voor overzicht in taken die in tijd zijn weggezet. Een centrale planning zal zelforganisatie niet in de weg staan. Hoe het werk gedaan wordt is aan de buitendienstmedewerker zelf.’

John Doomernik
Manager Uitvoering gemeente Meierijstad