Diensten Nieuws

Gelijkwaardige partners fuseerden uit liefde

Drie jaar geleden startte Marieke Vossen als directeur Ruimte en Economie bij fusiegemeente Meierijstad. Zij stond daarmee, samen met drie andere directieleden, aan de basis van de fusie van drie Brabantse gemeenten, die zich op harmonieuze wijze voltrok. Volgens Marieke  kwam dit vooral voort uit het feit dat de gemeenten gelijkwaardige en willige partners waren. De gemeenten kregen de fusie niet opgelegd en dat bepaalde dat iedereen er volop de schouders onder zette. Marieke Vossen vertelt over de jaren na de fusie:

 “Het was het eerste wat mij opviel. Ik kwam van buitenaf en kon, zeker in het begin, alles van een afstand bekijken. Met bewondering zag ik vele mensen met enorm veel energie en goede wil door  dit grote veranderproces gaan. We moesten van vier organisaties – drie gemeenten en een sociale dienst – één zien te maken, dat was een  gigantische opdracht. Vanaf dag één betekende dit dat er ingrijpende veranderingen doorgevoerd moesten worden. Er werd een nieuw functiehuis opgezet. Er werd een plaatsingscommissie aangesteld en iedereen werd opnieuw geplaatst of moest voor een bepaalde functie solliciteren. Er werd één locatie ingericht met een nieuw huisvestingsconcept. Mensen hadden het zwaar, zij moesten afscheid nemen van hun eigen plek, hun eigen baan en opnieuw hun draai vinden. Dat kan veel doen met iemand.”

Marieke Vossen

Duidelijk en reëel zijn

Ik zag en voelde dat het voor elke organisatie een eigen proces was. Bijna alsof er gerouwd werd. En dat liet ik zo. Dat had tijd nodig. Ik wilde me er niet mee bemoeien, maar ik wilde tegelijkertijd ook helpen. Iemand zei: ‘Ik heb veertig jaar dezelfde functie  gehad en op hetzelfde kantoor gewerkt. Ik dacht dat de wereld nooit zou veranderen…’ Dat was eerlijk. En het hielp me. Want het was een opening om beweging te krijgen. Ik ben direct en gaf aan dat ik hoorde wat hij zei, maar dat de wereld nu eenmaal wél veranderd is. Dan móet je dus gewoon, of je wilt of niet. Het gehoord worden en begrip tonen was belangrijk. En tegelijkertijd moet je ook duidelijk en reëel zijn. De een vindt veranderingen fijn, de ander went er nooit aan. Over het algemeen viel de weerstand mee.

Het kon niet anders dan dat dingen mis zouden gaan

Er was veel onrust, maar vanaf dag één zag ik de enorme veerkracht van de medewerkers. Dat voelde goed. Deze gemeenten fuseerden uit liefde, dat was een mooi gegeven om mee te werken. We hadden op de dag dat we opengingen letterlijk nog geen voordeur. We stonden in de kou aan de balie mensen te ontvangen. Je vraagt dan ontzettend veel. Iedereen leek ontredderd, maar ging toch als een dolle aan het werk. Alle directieleden zijn er zelf tussen gaan staan. Hands-on, dingen oplossen, opvangen en mensen stimuleren. Het kon niet anders dan dat dingen mis zouden gaan. Daar stel je je op in en je bent bereid dat volop aan te pakken.

De eerste maanden hadden we grote problemen met de bereikbaarheid van de gemeente. Telefonie werkte niet optimaal, wat zorgde voor achterstanden en ontevreden burgers en ondernemers. Dan moet je de moed erin zien te houden. De directie fungeerde als een soort crisisteam. Daardoor leerden we elkaar snel kennen. We waren en zijn goed bereikbaar voor de medewerkers. Laagdrempeligheid is erg belangrijk.

Later zijn we inloopmomenten gaan houden in het werkcafé en hebben we de agenda’s van de directie opengesteld, zodat iedereen kan zien waar mijn collega-directieleden en ik zijn. Dat werkt goed.

Opperhoofd zonder indianen

Door de fusie konden we eigenlijk alles aanpakken wat nodig was. Daar waren mensen toe bereid. Iedereen had een zelfde soort drijfveer; een roeping kun je het bijna noemen. Veel mensen zagen nieuwe ontwikkelingskansen en pakten die aan. Toch zijn er nu nog altijd mensen die het zwaar hebben, dat moet ook zeker genoemd worden. Verandering is en blijft moeilijk.

Persoonlijk houd ik ervan wanneer dingen ingewikkeld zijn, wanneer problemen opgelost moeten worden. Daar word ik enthousiast van. Beweging en verandering geven mij energie.

De eerste fase van de fusie was daarom een uitdaging en was tegelijkertijd het moeilijkste. Ik voelde me een opperhoofd zonder indianen, omdat er nog geen geheel was. Ik voelde een enorme dadendrang, maar ik wist ook dat dit een langzaam proces was. Soms gaan dingen niet sneller dan ze gaan; daar moest ik mij weleens bij neerleggen.

Bij een fusie voel je de spanning rondom de hoge verwachtingen van buitenaf. Als ambtenaar wil en moet je dienstverlenend zijn, dat kan in zo’n proces niet altijd op het niveau dat je eigenlijk wil. Van buitenaf lijkt het vaak simpel: ‘als je dit nu eerst even fikst’, maar van binnenuit loop je dan tegen andere belangen aan. Daar is niet altijd begrip voor.

Ik heb geleerd dat we beter moeten uitleggen, duidelijker moeten communiceren, om zo verwachtingen in de hand te houden. Daarin zijn we denk ik te bescheiden geweest, of we zijn simpelweg door de drukte vergeten naar buiten te communiceren. Doe je dat wel, dan voorkom je wrevel. Daar hebben we van geleerd.

Een gemeente is een glazen huis, je werkt onder een vergrootglas. Dat vergt veel van mensen en dat realiseer ik me.

Plaatsnemen aan andere overlegtafels

Inmiddels, na bijna drie jaar, fungeren we als een normale gemeente. Dat is een hele prestatie. Voor zo’n traject staat drie tot vijf jaar. Wij hebben het inmiddels op de rit. In het tweede jaar hebben we alle beleid en verordeningen herzien, dat is wettelijk verplicht na een fusie. In Nederland is er geen gemeente die dit vrijwillig zal doen. Dat is enorm veel werk. Die mijlpaal hebben we gevierd!

Op de een of andere manier zijn medewerkers uit de verschillende organisaties vanaf het begin met elkaar gaan samenwerken. Er zijn geen noemenswaardige kampen. Daar kunnen we allemaal trots op zijn. Er gebeuren mooie dingen in Meierijstad. We hebben een gemeenschap met heel veel kracht en dat houdt ons scherp. Door de fusie zijn we een grote gemeente geworden en nemen nu plaats aan andere overlegtafels. Ik zie dat mensen dat mooi en uitdagend vinden. Mensen stromen intern door en zien nieuwe mogelijkheden. Ook zijn er veel nieuwe mensen aangenomen, die positief zijn over ons als gemeente. We zijn in beweging en er is veel energie. Het lukt ons heel goed om vacatures te vullen.

Aandacht voor zelforganiserende teams met een missie en visie

We werken met zelforganiserende teams. Daar zie je verschillen. Het ene team gaat sneller dan het andere team. Dat is logisch en had ik ook zo ingeschat.

We kwamen erachter dat zelforganisatie een cultuurkant en een structuurkant heeft. We hebben tot nu toe veel nadruk gelegd op de cultuurkant. Nu moeten we meer over naar de structuur. We hebben ons minder gerealiseerd hoe belangrijk dat is en dat mensen daar hulp bij nodig hebben. Dit is een aandachtspunt waar we nu volop mee bezig zijn. Zo werken we momenteel intensief aan de doorontwikkeling van een aantal dashboards, om nog beter te monitoren waar we staan als gemeente en hoe onze dienstverlening is.

Een missie en visie helpen daarbij, maar die moeten dan wel van mensen zelf zijn, want alleen dan is ermee te werken, denk ik. Je moet een plan hebben, dat is je houvast. Er is behoefte aan kaders, dat geeft richting en een stuk veiligheid, zeker in een fusietraject. Mensen vragen er niet om, maar als het er niet is, ben je stuurloos.

Managementteam

Ook het managementteam zit inmiddels op één lijn. We hebben een pool van leidinggevenden die verdeeld is over werkateliers. Zij nemen werknemers mee in de beweging. In de basis willen we allemaal dezelfde kant op, hoewel er verschillen in inzichten zijn over de weg ernaartoe. Dat is gezond. Het houdt ons scherp.”

Marieke Vossen kijkt met tevredenheid terug op de afgelopen drie jaar: “Wij zijn en blijven volop in beweging. Van buitenaf horen we vaak dat het goed gaat in Meierijstad. Intern weten we dat dat niet altijd zo is en zijn we heel kritisch op onszelf en werken we hard aan verbetering. Maar dat de buitenwereld vaak zo tegen ons aankijkt is erg prettig. Daar maken we ons allemaal iedere dag hard voor. Daar ben ik enorm trots op!” 

Tips van Marieke Vossen:

  • Ga ervan uit dat er weerstand komt en wees er niet bang voor. Als er geen weerstand is, ben je als organisatie niet in beweging. Ga gesprekken aan om erachter te komen waar de weerstand vandaan komt;
  • Haal, bij de invulling van een functie, de lat niet naar beneden door concessies te doen op kwaliteit. Dit is hard, maar effectief;
  • Kijk vooruit, maak een stappenplan en durf bij te stellen. Wees daarin duidelijk. Duidelijkheid wordt weleens vergeten in de waan van de dag;
  • Durf te kiezen. Prioritering en focus zijn noodzakelijk;
  • Deel met elkaar. Sta bewust stil bij de ontwikkeling en heb het erover met elkaar. Even een rustpunt. Kijk naar wat er bereikt is en benoem de moeilijkheden;
  • Kom zelf ook veel buiten. Ga kijken op plekken waar klachten zijn, waar dingen stroef lopen en waar verbetering nodig is. Sluit aan bij teams; het geeft energie;
  • Vier je momenten. Kijk bewust naar wat goed gaat. Mensen zijn geneigd te kijken naar wat misgaat. Stimuleer door successen uit te lichten en te vieren.

Tekst: Marianne Peters