Diensten Cases

Belastingdienst: Procesadvies in een dynamische data-omgeving

Vraag: Een onderdeel van de Belastingdienst is in een paar jaar tijd gegroeid van 50 tot 250 medewerkers. Een enorme groei in korte tijd die vraagt om een andere werkwijze. Er is behoefte aan meer structuur en goede processen helpen hierbij. Daaruit volgde de vraag: “Wie kan ons helpen procesmanagement van de grond te krijgen?”. Een vraag waar Iris graag mee aan de slag gaat. Zij heeft namens Andess 3 jaar lang de rol van procesadviseur vervuld.

Achtergrond: Het organisatieonderdeel waar Iris als procesadviseur is ingezet, is de grootste en meest dynamische data-omgeving binnen de Nederlandse overheid.
Ontwikkelaars bouwen dashboards en signaalmodellen, waardoor andere afdelingen efficiënter werken en de Belastingdienst inspecteurs op basis van goede realtime informatie hun werk uitvoeren.

Aanpak

Om processen vast te leggen, is het noodzakelijk afspraken te maken hoe je dat gaat doen. Iedereen kan blokjes en pijltjes tekenen, maar het gaat om de betekenis ervan en het ‘in het DNA krijgen’ van de nieuwe werkwijze. Het is belangrijk dat betrokkenen de processen begrijpen, doorgronden en er eigenaarschap op ontwikkelen. Een procesbeschrijving maakt in een keten duidelijk wie, welke taak uitvoert om tot een bepaald resultaat te komen. Daarnaast is het van belang proceseigenaren (MT-leden) te begeleiden in hun rol en procesverbeteringen te initiëren.

Resultaat

  • Conventies (afspraken hoe processen beschreven worden)
  • Gestructureerde aanpak voor het beschrijven van processen
  • Een hoofdprocesplaat die dient als kapstok voor alle andere processen
  • Procesbeschrijvingen van besturende, primaire en ondersteunde processen
  • Een digitaal handboek op het intranet
  • Nieuwe werkwijzen en processen in het DNA van de medewerkers